No que consiste a metodologia Prince2?

A metodologia Prince2, do inglês Project in Controlled Environments, que significa projetos em ambientes controlados, foi desenvolvida no Reino Unido no ano de 1989.

Os seus direitos autorais pertencem à Coroa Britânica e seu desenvolvimento teve por objetivo criar uma ferramenta única de apoio a todas as iniciativas nas mais diversas áreas da administração pública da Grã-Bretanha.

Ela visa garantir qualidade nas ações de todos os projetos, referindo-se ao:

• planejamento,
• delegação,
• monitoramento,
• controle,
• motivação da equipe envolvida,
• atingimento das metas esperadas.

Esses métodos podem ser utilizados nos mais diversos segmentos de trabalho e no desenvolvimento de pequenos e grandes projetos, pois se adequam a qualquer situação. 

O sucesso obtido nas instituições governamentais foi tamanho que, atualmente, a metodologia Prince2 é utilizada em milhares de empresas privadas espalhadas por todo o mundo.

Neste post apresentamos essa excelente técnica, seus princípios, temas e processos. Continue lendo e saiba mais sobre o assunto!

Afinal o que é a metodologia Prince2?

Como mencionado anteriormente, a metodologia Prince2 é a ferramenta utilizada pelo governo e empresas públicas do Reino Unido para o gerenciamento de projetos nos mais diversos setores.

Criado para atender às necessidades da área da Tecnologia da Informação, o método foi aprimorado e é utilizado nos mais diversos âmbitos da economia e da administração pública e privada.

Através da sua adoção, é possível contribuir com o desenvolvimento dos mais variados projetos, utilizando-se das melhores práticas para a obtenção dos resultados.

Como característica principal, ele é dividido em:

• princípios,
• temas,
• processos.

Para cada tópico mencionado, alguns pontos precisam ser considerados, proporcionando facilidades em sua adoção, delegação, avaliação das tarefas, resolução de problemas, objetividade no desenvolvimento e conclusão dos processos.

Vamos conhecer os 7 aspectos de cada um dos itens a serem trabalhados:

7 princípios

Os 7 princípios consistem nas orientações para que o projeto seja desenvolvido segundo a metodologia Prince2.

As tarefas precisam ser realizadas tomando por base os seguintes princípios:

1. justificativa contínua de negócios – qual o objetivo e resultados serão alcançados,
2. aprender com a experiência – utilizar as lições já obtidas para incorporá-las ao projeto atual,
3. responsabilidades definidas – clareza na estrutura organizacional, quem faz o que,
4. gerenciamento por etapas – dividir o projeto em etapas para facilitar os trabalhos,
5. gerenciamento por exceção – delegação de tarefas e responsabilidades nos diversos níveis de alçada e tolerâncias admissíveis,
6. foco em produtos – as ações são voltadas para o atingimento dos resultados,
7. adaptação ao ambiente – a metodologia precisa ser adaptada a realidade na qual será utilizada.

7 temas

Os 7 temas a serem trabalhados dizem respeito ao acompanhamento do planejamento e a efetiva execução das tarefas.

Voltado ao monitoramento, os temas acompanham todo o desenvolvimento dos trabalhos, observando detalhes e o bom andamento de cada fase, nos mais diversos aspectos a serem avaliados:

1. business case – acompanhamento e justificativa financeira do projeto,
2. organização – formalização dos papéis de cada membro envolvido nas tarefas,
3. qualidade – definição dos requisitos e medidas da qualidade do produto,
4. planos – definição das etapas e técnicas a serem utilizadas,
5. risco – identificação de possíveis problemas que podem impactar o projeto,
6. mudança – definições a respeito de possíveis mudanças em meio ao desenvolvimento do projeto,
7. progresso – avaliação constante das execuções e correções em caso de desvios.

7 processos

A partir da definição dos princípios e temas nos quais se organizam nos mais diversos aspectos as necessidades, recursos, responsabilidades e ações a serem tomadas com relação ao desenvolvimento do projeto, a metodologia Prince2 trabalha, então, os 7 processos.

Eles compreendem todo o ciclo de vida de um projeto e deve estar constantemente sendo observado por seus gestores, quando são verificados:

• revisão da etapa atual,
• redefinição da próxima etapa,
• conferência do business case.

Para isso, o projeto é dividido em 7 ações:

1. começando – garante a disponibilidade dos pré-requisitos para o seu início,
2. direcionando – análise de informações necessárias para tomada de decisão antes do início do projeto,
3. iniciando – definição do planejamento e ambientes,
4. controlando uma etapa – avaliação e realinhamento em casos necessários,
5. gerenciando limites – controle para que os objetivos sejam atendidos,
6. gerenciando a entrega – garantia da criação e entrega dos produtos conforme o planejamento estabelecido,
7. fechando – entrega do produto de acordo com o que foi planejado.

Quais são as vantagens da metodologia Prince2?

A definição dos princípios, temas e processos permite que todos os envolvidos no projeto saibam exatamente o que será feito, como e quando serão realizadas, e quais os resultados serão obtidos ao final das tarefas.

Isso possibilita uma estruturação das atividades do início ao fim dos trabalhos, uma vez que o planejamento e a execução caminham em paralelo.

Além disso, outras vantagens são percebidas na adoção da metodologia Prince2.

Levando-se em conta as tolerâncias previstas quando da definição do gerenciamento por exceção, é possível estabelecer o tempo necessário para que o produto esteja pronto para ser utilizado.

Lembrando que para a determinação do prazo do projeto, este foi dividido em etapas, em que cada uma delas foi estudada considerando a realidade do ambiente, experiência da equipe desenvolvedora, os riscos e possíveis mudanças durante os trabalhos.

Outro ponto interessante diz respeito à flexibilidade que o método possibilita, já que os gestores podem promover alterações na linha de base sem a necessidade de aprovações e processos burocráticos que entravam nos trabalhos.

A metodologia Prince2 é replicável, o que significa dizer que na medida da sua utilização, iniciativas futuras ficam mais fáceis de serem desenvolvidas, em função da experiência e conhecimento adquiridos por seus membros.

Finalmente, essa técnica britânica de desenvolver projetos é transparente, possibilitando aos interessados um acompanhamento das ações realizadas, etapas vencidas, dificuldades enfrentadas e atividades a serem executadas.

Utilizá-la exige um esforço organizacional antes de efetivamente iniciar-se os trabalhos, no entanto, a avaliação criteriosa pré-projeto possibilita que os objetivos sejam alcançados sem dificuldades, surpresas e decepções comuns em muitos casos.

Sua aplicação promove e facilita entendimentos entre os diversos interessados e alinha todos os profissionais na busca do mesmo objetivo.

Vale a pena avaliar a sua implantação e a execução dos seus conceitos em sua agência de marketing!

Agora que você já sabe o que é a metodologia Prince2, continue conosco e leia nosso post que apresenta a estratégia de Kernel: como utilizar para aumentar os resultados da agência?