O método kanban, apesar de ser antigo e utilizado em diferentes segmentos, pode trazer muitos benefícios para a sua agência.
Por meio dele, você poderá organizar todas as tarefas ou ações que devem ser realizadas de forma visualmente amigável.
Se você quer saber mais sobre essa metodologia, como ela surgiu e quais são suas vantagens, continue lendo o nosso post. Nele, você ainda aprenderá a implementá-la na sua agência. Confira!
O que é o método Kanban?
O método kanban foi criado por uma empresa mundialmente conhecida, a Toyota, na década de 60 para trazer mais organização para o seu estoque.
Seu principal objetivo era mapear todos os processos de abastecimento e fluxo. Assim, permitindo uma diminuição dos desperdícios ou atrasos, que são bem comuns em indústrias e causam grandes perdas financeiras.
Então, os gestores pensaram em uma maneira muito simples, fácil e visual de fazer todo esse controle. Dessa maneira, optaram pelo uso de cartões coloridos para designar as diferentes etapas em que cada processo estava.
Para você entender melhor, podemos usar um exemplo. Vamos supor que a linha de produção deve produzir 100 carros e cada um deles precisa passar por 4 etapas diferentes.
Por questões de limitações da fábrica, a primeira etapa só pode ser feita com 10 veículos. Então, após ela ser finalizada, o colaborador irá colocar no quadro da empresa que a equipe responsável pela segunda parte pode começar a sua operação.
Quando estiver pronto, passa para a terceira etapa e começa a trabalhar na outra que já está pronta. Assim, se otimiza a comunicação e forma-se um ciclo.
Aplicações do Kanban
Outro exemplo que podemos dar é relacionado com a quantidade de matérias-primas. Desse jeito, cada uma tem uma cor e elas são divididas nas categorias:
- precisa comprar com urgência,
- comprar até data tal,
- suficiente para a produção.
A verdade é que não existe apenas uma maneira de utilizar o método kanban, podendo se adaptar para as diferentes necessidades da empresa.
Ademais, vale ressaltar que apesar dessa metodologia ter início em uma indústria, atualmente ela é utilizada em diferentes segmentos para diversas atividades.
Até mesmo algumas ferramentas já se inspiraram no seu modelo para facilitar a organização de tarefas. Um exemplo muito famoso e utilizado é o Trello, que permite a criação de painéis colaborativos para fazer o controle do status atual de cada atividade.
Como ele funciona na prática?
Agora que você já sabe mais sobre a origem do método kanban, podemos começar a falar sobre como ele funciona na prática nos dias de hoje.
Como já falamos, ela pode ser feita de diferentes maneiras, mas sempre utilizará três elementos:
Cartão
O cartão representa uma ação, uma tarefa ou um item que será movido de acordo com o andamento do processo.
Ele é colorido para facilitar a identificação dos processos, já que as cores podem representar:
- quem é o responsável pelo cartão,
- qual é o nível de prioridade,
- setor encarregado pela próxima ação,
- o cliente requerente.
Esses são apenas alguns exemplos, mas você pode utilizá-los da maneira que desejar.
Colunas
Por sua vez, as colunas representam o status dos cartões, ou seja, são os locais para os quais eles são movidos após haver uma mudança.
No exemplo citado da linha de produção, por exemplo, as colunas seriam “equipe 1”, “equipe 2” e assim por diante.
Já no segundo exemplo seria “precisa comprar com urgência”, “comprar até data tal” e “suficiente para a produção”.
De modo geral, normalmente as empresas utilizam três colunas:
- a ser feito,
- em execução,
- feito.
Mas pode-se personalizar para as suas necessidades, como:
- fazendo a pauta,
- em execução,
- revisar,
- publicar,
- coletar resultados.
Por fim, como já falado, o método kanban deve ser adaptado para as suas necessidades, e não o contrário.
Quadro
O último elemento do método kanban representa o local que organiza as colunas e os cartões.
Ele pode ser em um vidro no escritório, em um quadro branco ou, no caso de times remotos, online.
Quais são as vantagens do kanban?
Já sabendo como o método kanban funciona, fica fácil entender quais são suas vantagens, não é?
Além de melhorar muito a comunicação interna, ele ainda conta muitos outros benefícios, como proporcionar mais autonomia para os colaboradores.
Dessa maneira, o seu time passará para você toda mudança que foi realizada, bastando mover o cartão para dar continuidade no processo, muito melhor para todos.
Como consequência, há ganho de produtividade, afinal, os colaboradores encontrarão mais facilmente o que e quando deve ser feito.
Por fim, também fica muito mais fácil estruturar uma priorização das tarefas, bastando colocar uma cor chamativa ou um elemento adicional no cartão.
Além disso, vale ressaltar que essas vantagens serão notadas apenas após um período de implementação. É comum no início os colaboradores acabarem esquecendo de atualizar os status, ou passarem para o lugar errado, por exemplo.
Como gestor, seu trabalho é ter calma e orientar a forma correta, esperando o devido tempo para todos se adaptarem.
Saiba como implementar na minha agência?
Existem diferentes maneiras do método kanban ser aplicado na sua agência, basta você decidir quais são os processos que deseja organizar.
É possível criar um quadro para cada área para não misturar as coisas, como uma para os redatores e outro para os designers, ou deixar tudo junto apenas com cores diferentes. É uma decisão da sua equipe.
Uma boa dica é não pensar de forma permanente, teste de um jeito, depois de outro e veja qual combina mais com o estilo da sua agência.
Assim, você pode ainda começar a implementação de acordo com as maiores necessidades atuais. Se está havendo falhas de comunicação entre o desenvolvimento de sites e a criação de conteúdo, foque nisso.
Nós incentivamos que isso seja feito de maneira online, trazendo mais facilidade, além de ainda ser ecologicamente correto.
Para isso, pode-se utilizar as seguintes plataformas:
- Trello, como já citamos,
- KanbanFlow,
- JIRA.
- Notion
Implemente o método kanban na sua agência e traga mais eficiência para a sua equipe.
Se você quer conhecer mais um método de gerenciamento de times multidisciplinares, não deixe de continuar lendo no nosso blog e conhecer o que nós utilizamos!
