A metodologia six sigma foi criada para analisar e buscar melhorias nos processos industriais.
Contudo, atualmente, ela é utilizada por diferentes segmentos do mercado.
Por meio de cinco etapas, a sua agência conseguirá identificar quais são os processos que podem ser otimizados e, com isso, alcançar mais resultados, encantando o cliente.
Continue lendo o nosso post, saiba mais sobre a metodologia six sigma e aprenda a aplicá-la na sua agência!
No que consiste a metodologia six sigma?
A metodologia six sigma, também chamada de seis sigma, é uma forma de gerenciamento empresarial amplamente aplicada em fábricas, especificamente na linha de produção.
Isso se dá pela sua história, uma vez que foi criada pela Motorola na década de 80, após a empresa perceber que tinha um problema de gestão que não permitia uma competição justa com uma concorrente japonesa.
Atualmente, a metodologia six sigma passou por algumas adaptações que permitem que ela seja aplicada em diferentes segmentos, até mesmo em uma agência de marketing.
A sua premissa se baseia em dois processos básicos: a identificação de defeitos nos processos internos e a melhoria contínua deles, focando no corte dos custos que são desnecessários.
Como consequência direta da melhoria, o cliente fica mais satisfeito, aumentando as possibilidades de haver fidelização e há uma maior margem de lucro.
Para fazer isso, a empresa precisa se basear em dados e estar aberta a realizar mudanças internas, especialmente nos seus processos.
Quais são as principais etapas da metodologia six sigma?
Apesar de o nome ser six sigma, a metodologia conta com apenas 5 etapas. São elas:
Definição
A primeira etapa da metodologia six sigma tem relação com a determinação das necessidades reais da sua agência, bem como os seus objetivos.
Nessa etapa também devem ser definidos quais são os pontos mais importantes que demonstram a qualidade do processo realizado.
Mensuração
Agora é hora de medir e transmitir os dados qualitativos em números.
Essa mensuração pode ocorrer de diferentes maneiras, como:
- Quantificar a taxa de sucesso dos processos;
- Mensurar a quantidade de reclamações ou pedidos de refações;
- Analisar se há reincidência do mesmo erro.
A etapa de mensuração pode ser feita tanto para cada cliente quanto de forma geral, o que trará uma análise mais completa.
Sabemos que essa parte pode ser o horror para pessoas que não gostam de matemática, mas a chave é trazer os dados de forma bem simples mesmo. Nada de complicar!
Análise
Após ser feita toda a mensuração, é hora de analisar os números.
Essa etapa busca identificar a origem dos erros e a consideração de como eles podem ser corrigidos.
No caso de uma fábrica, por exemplo, o problema poderia ser um maquinário que está defasado e causa atrasos na produção.
Já na agência, pode ser um colaborador que ainda não entendeu completamente o que o cliente gosta ou uma ferramenta que não funciona como deveria.
Não se esqueça de listar também como cada um dos pontos pode ser melhorado e resolvido.
Melhoria
Já sabendo quais são os problemas que devem ser resolvidos e como fazer isso, é hora de pôr a mão na massa.
Nessa etapa da metodologia six sigma é essencial que toda a equipe esteja envolvida e que as tarefas sejam feitas de maneira colaborativa.
Envolver os colaboradores fará com que eles entendam quais são as mudanças realizadas no processo e se dediquem a isso.
Nossa dica para esse momento é: não tenha medo de errar.
Controle
Após todos os processos de melhoria serem aplicados, deve haver o monitoramento dos processos, assim como das mudanças realizadas.
Para não ficar frustrado com os resultados, deve-se entender que nem todas as melhorias terão o efeito desejado.
Ao precisar contratar uma nova ferramenta, por exemplo, pode demorar até que a agência encontre uma que realmente funcione bem e tenha todas as funções desejadas.
É necessário ainda considerar o tempo de maturação e entendimento da ferramenta.
A chave nessa etapa é não desistir e continuar, constantemente, promovendo melhorias no processo.
Isso pode ser difícil no início, mas logo torna-se uma cultura da empresa.
Lembre-se: nada é tão bom que não possa ser melhorado. Ainda que seu processo esteja redondo e funcionando, busque formas de otimizá-lo sempre.
Como aplicar a metodologia six sigma na prática?
Veja como aplicar as etapas da metodologia six sigma na sua agência!
Definição
Em uma agência isso pode ser um pouco mais complicado de analisar e pode ser feito de maneira segmentada de acordo com o que o cliente valoriza.
Se você trabalha com posts para redes sociais e tem um cliente que se atenta às imagens feitas, a qualidade do trabalho para ele poderá ser medida dessa forma.
Nesse ponto o importante é descobrir o que o cliente ama e o que ele não gosta.
Mensuração
Uma boa ideia para fazer a mensuração em agências é utilizar porcentagem para isso. Além de ser bem simples de fazer, também é fácil de interpretar.
Veja quantos materiais foram enviados para o cliente, por exemplo, e quantos ele pediu refações pelo mesmo fator.
Apesar de bem trabalhosa, essa etapa deve ser feita com bastante atenção para não trazer dados errôneos e enganosos.
Análise
A análise pode ser uma etapa mais complicada de aplicar, principalmente se não houver uma cultura de feedback e de transparência na agência.
Nossa dica para não gerar constrangimentos é não focar em encontrar os “culpados”, mas, sim, buscar maneiras de melhorar processos.
Identificou que um colaborador tem taxas mais baixas do que os outros? Converse com ele, veja se está com algum problema e comecem, juntos, a ver como isso pode ser solucionado.
Essa correção, muitas vezes, vai além do trabalho ou desempenho individual. Também tem relação direta com o cliente.
Muitos clientes têm dificuldade para passar um feedback construtivo e orientações sobre o que gostam ou não. Nesse caso, marque uma reunião ou envie um formulário para eles preencherem.
Trace diversas tentativas que funcionem para a sua agência e que sejam aplicáveis.
Melhoria
Como falamos acima, a melhora é uma das etapas da metodologia six sigma que deve contar com o apoio de toda equipe.
Organize tudo que deverá ser feito e peça para que os colaboradores auxiliem essas tarefas.
Se foi determinado que uma ferramenta irá ser substituída, por exemplo, alguém deverá encontrar outra.
Caso seja enviado algo para os clientes, é interessante explicar que a agência está buscando entregar materiais melhores e, por isso, gostaria de um feedback real.
Controle
A melhor maneira de fazer o controle dos resultados da metodologia six sigma para agências é por meio do comportamento e da relação com os clientes.
Se houver diminuição dos pedidos de refações e mais e-mails elogiando os materiais, esse é um ótimo sinal!
Caso não, não se preocupe! Busque outras maneiras de melhorar o processo com a sua equipe.
Rotacione as pessoas envolvidas em cada projeto, busque formas de entender verdadeiramente o cliente e seja empático.
Além de ser um momento importante para engajar a equipe, apostamos que serão gerados vários insights valiosos para a agência!
Uma dica que podemos dar é aplicar pesquisas de satisfação periodicamente para analisar quais são as melhorias que ainda devem ser promovidas.
Quer saber como fazer isso? Então continue lendo no nosso blog e saiba como fazer pesquisa de satisfação em agências!
