Toda empresa que deseja alcançar seus objetivos e entregar resultados para seus clientes necessita de uma boa gestão de tempo e produtividade.
Para isso já é possível utilizar métodos prontos e comprovados por outras empresas.
Selecionamos 5 técnicas de gestão de tempo e produtividade que você não pode deixar de conhecer, apresentando dicas exclusivas de implementação para o o dia a dia das agências.
Continue lendo o nosso post e descubra quais são!
5 métodos de gestão de tempo e produtividade
Contar com um bom método de gestão de tempo e produtividade pode fazer toda a diferença na sua rotina. Confira quais selecionamos para você!
Método Pomodoro
O método Pomodoro foi criado em 1988 pelo italiano Francisco Cirillo e é uma das técnicas de gestão de tempo e produtividade mais utilizadas e conhecidas no mundo.
Basicamente ele consiste em utilizar o tempo como aliado para conseguir realizar as tarefas do jeito que queremos fazer. Por isso, é tão indicada para agências.
Pomodoro, em italiano, quer dizer tomate e é uma referência a um cronômetro gastronômico que tem a forma dessa fruta.
Dessa forma, essa técnica envolve a cronometragem e é dividida em 4 etapas. O primeiro passo é fazer uma listagem de todas as atividades que devem ser realizadas ao longo do dia.
Depois se inicia o primeiro “pomodoris”, que equivale a 25 minutos de atenção total para as atividades e, após esse tempo, 5 de descanso.
Você faz isso mais três vezes e, como recompensa, você ganha 30 minutos antes de começar outro ciclo.
O principal destaque para esse método de gestão de tempo e produtividade se dá por proporcionar um foco total durante 25 minutos, aumentando consideravelmente seu rendimento.
Para agências, aconselhamos que essa técnica seja utilizada durante as produções de conteúdo e que durante o intervalo sejam realizadas tarefas mais leves como organização interna, responder e-mails ou tomar um cafezinho para relaxar.
Muitas vezes durante o trabalho fazemos várias tarefas ao mesmo tempo e acabamos o dia sem concluir nenhuma.
Esse método apenas permite que você vá para a próxima tarefa após finalizar a outra, evitando refações ou atividades incompletas.
No início é difícil se concentrar durante os 25 minutos, mas logo você se acostuma e não irá conseguir trabalhar de outra maneira!
Vale ressaltar que o criador desse método, o Cirillo, aconselha que durante a tarefa seja anotado quais foram as interrupções sofridas durante sua realização, sejam internas ou externas.
Ou seja, se você está fazendo uma atividade e alguém chama você para resolver um problema, faça um risquinho do lado dessa tarefa. Cada vez que pensar em comer, ficar com sono ou outras coisas, faça uma marcação.
Dessa forma se torna possível analisar quais são as principais interrupções que você está sofrendo durante o processo de trabalho e diminui-las, aumentando assim sua produtividade.
Método KanBan
O método KanBan também é uma das técnicas de gestão de tempo e produtividade que merece destaque.
Tudo começou na década de 60, quando a empresa japonesa Toyota começou a perceber que sua produção estava ocorrendo de maneira errada. Enquanto tinham muitas peças sobrando nos estoques, outras não continham nenhuma reserva e, constantemente, precisavam ser fabricadas com urgência.
Então um gerente chamado Taiichi Ōno criou o sistema KanBan para ter maior controle sobre o estoque.
Esse método deu tão certo que logo sua operação se expandiu para outras áreas e, entre elas, para agências de marketing.
Ele se separa em três partes: o cartão, as colunas e o próprio quadro.
O cartão serve para detalhar a tarefa ou atividade que deve ser realizada. Pode-se colocar particularidades, como quem vai fazer, qual é o prazo e os dados do cliente para auxiliar durante a produção.
As colunas consistem no atual “status” do cartão. Em geral, se usam três: “para fazer”, “em execução” e “feito” mas podem ser adequadas para a realidade da sua empresa.
Se sua agência trabalha com marketing de conteúdo, por exemplo, pode-se adequar as colunas para: “para fazer”, “em execução”, “revisar”, “entregue para o cliente”, “refações” e “postar no blog”.
Por fim, o quadro é o local que centralizará todas essas informações e pode ser tanto físico quanto online.
Se sua agência trabalhar com home office, por exemplo, não adianta fazer um quadro físico na sua casa. Utilize ferramentas e compartilhe com todos da empresa.
Vale ressaltar que é fundamental que os cartões sejam movidos para as colunas corretas. Ou seja, se uma atividade está sendo realizada deve sair da coluna “para fazer” e ir para “em execução”.
Esse método consegue centralizar todas as atividades que devem ser realizadas, o atual status delas e evitar que uma tarefa seja esquecida ou feita duas vezes.
E o melhor que tudo que o gerenciamento é compartilhado com toda a equipe, saindo das mãos apenas do gerente ou responsável.
Se você ficou interessado em aplicá-la na sua agência, recomendamos que você utilize o Trello, uma ferramenta bem completa e que pode ser compartilhada com todos da sua equipe.
Método GTD
O Método GTD, também conhecido como Getting Things Done, foi criado por David Allen, um norte-americano famoso pelo seu trabalho como consultor e instrutor em produtividade.
Allen escreveu um livro sobre o seu método e deu detalhes sobre ele, mas o conteúdo é bem denso e um pouco complicado para quem ainda está iniciando nessa técnica de gestão de tempo e produtividade.
Utilizando esse método em sua agência, você conseguirá diminuir o estresse e a ansiedade e ainda por cima melhorará a produtividade de toda equipe.
Para implementá-lo é necessário seguir 5 passos:
1. Coletar
Anotar todas as atividades que devem ser realizadas, desde as mais simples até as mais complexas.
Em caso de agências, deve-se anotar quais são os projetos que devem ser trabalhados, os e-mails a serem respondidos, as reuniões que serão feitas e todos os outros detalhes.
Isso pode ser feito em um bloco de notas ou em alguma ferramenta online, você que decide.
2. Processar
Após a coleta é necessário processar todas as atividades que foram listadas.
Nessa etapa você deverá separar em duas categorias os itens que não exigem uma ação e aqueles que exigem.
Os itens que não exigem uma ação devem ser colocados em outra lista ou descartá-los.
Os que exigem ação e levaram menos de dois minutos devem ser feitos imediatamente. Já o que os levam mais, você pode delegar para alguém ou agendar a realização.
3. Organizar
Nessa etapa você organizará as atividades de uma forma que fique mais fácil para você encontrá-las depois.
Você pode separar por cliente, por tipo de atividade ou pela urgência na entrega. É sua escolha.
4. Revisar
O quarto passo consiste na revisão das atividades que foram listadas e devem ser feitas no mínimo uma vez por dia, dependendo da demanda da agência.
Aqui você irá acrescentar as novas atividades assim como verificar como estão as tarefas delegadas e rever a ordem de prioridade.
5. Agir
O último passo do método GTD é realizar as tarefas que estão na lista de acordo com suas prioridades.
Essa técnica pode modificar completamente a forma que sua agência produz e entrega suas tarefas, otimizando a produtividade de todos.
5W2H
O 5W2H é um simples check list que deve ser feito para facilitar e auxiliar a gestão de tarefas dentro de qualquer organização.
Através de 7 perguntas você conseguirá definir o que será feito, porque, onde, quando será realizado, como, quanto custará e quem fará cada projeto, eliminando qualquer dúvida para a realização das atividades.
As perguntas são:
- What: o que será feito?
- Why: por que será feito?
- Where: onde será feito?
- When: quando será feito?
- Who: quem fará?
- How: como será feito?
- How much: quanto vai custar?
A nossa dica é para fazer essas perguntas e respondê-las junto com a equipe, que já ficará a par de todos os projetos e de suas responsabilidades.
Para entender melhor essa metodologia, vamos utilizar um exemplo simples envolvendo marketing de conteúdo:
- What: o que será feito? Post de 500 palavras sobre marketing,
- Why: por que será feito? Gerar mais tráfego para o site,
- Where: onde será feito? Online,
- When: quando será feito? Entre segunda e quarta-feira,
- Who: quem fará? Redator Carlos
- How: como será feito? Levantamento de temas pertinentes para o leitor, definição e produção,
- How much: quanto vai custar? Mão de obra do redator.
Dessa forma, todos os processos ficam evidentes tanto para o gestor quanto para o colaborador que fará o trabalho.
S.M.A.R.T.
Na técnica S.M.A.R.T. toda tarefa que você tem que cumprir se torna um objetivo que deve passar por cinco filtros que buscam tornar a atividade mais palpável para sua equipe, onde cada um deles representa uma letra na sigla.
O objetivo deve ser especificado dentro dos pontos:
- specific (específico): o que você fará exatamente?,
- measurable (mensurável): como você se certificará que atingiu o objetivo?,
- attainable (atingível): o objetivo pode ser realizado?,
- relevant (relevante): qual a relevância dela em relação a outras tarefas?,
- time-related (temporal): até quando deve ser feito?.
Dentro da realidade da agência podemos utilizar o mesmo exemplo citado acima, envolvendo produção de conteúdo:
- specific (específico): post de 500 palavras com tema de marketing de maior interesse pelo público com foco em gerar tráfego,
- measurable (mensurável): conferência das técnicas de SEO,
- attainable (atingível): com boas técnicas de SEO e um bom conteúdo é possível gerar mais visitas para o site,
- relevant (relevante): prioridade para a estratégia de crescimento da agência,
- time-related (temporal): o post deve ser feito entre segunda e quarta-feira e publicado até sexta.
Utilizando essa técnica de gestão de tempo e produtividade você poderá avaliar suas tarefas, se elas são atingíveis e acompanhar, de perto, sua realização.
Cada metodologia tem seus benefícios e, por isso, é fundamental optar por aquela que mais se encaixa em seus objetivos e maneira de se organizar.
Além disso é fundamental ter em mente que todo o processo de implementação leva um tempo até que todos os colaboradores, e até mesmo você, se adapte totalmente.
Por isso, vá com calma. Implemente a técnica de gestão de tempo e produtividade escolhida, explique detalhadamente como ela funciona, porque você optou por ela e como será colocada em prática.
Entender o processo é fundamental para que seus colaboradores possam contribuir e participar ativamente das tarefas da empresa.
Queremos saber qual é a técnica que você mais gostou e irá utilizar para otimizar a gestão de tempo e produtividade da sua agência. Deixe nos comentários!
